Logollisen yrityslahjan tilaaminen selkeytyy, kun tarjouspyyntö kuvaa vastaanottajat, tuotteet, määrät, grafiikan, pakkauksen ja saapumistarpeen. Kuva tai toive jostakin vihreästä kertoo idean mutta ei määritä vertailukelpoista tilausta. Hyvä briifi auttaa valinnassa, kysymysten ratkaisemisessa ja oikean vedoksen hyväksymisessä. Erota varmat ehdot asioista, joissa tarvitset neuvoa.
Kuva esittää valmistajan mallikuviota. Tilauksesi sisältö ja painatus vahvistetaan erikseen.
Aloita yrityslahjan käyttötilanteesta
Kerro, kuka saa lahjan ja milloin se annetaan. Tapahtumameene, työntekijän tervetulosetti ja kumppanin kiitoslahja ovat eri tarpeita. Kuvaa luovutus kädestä käteen, lahjakassissa tai lähetyksessä. Tuotetta ja pakkausta voidaan silloin arvioida yhdessä, eikä vain valokuvan ulkoasun perusteella.
Jos tuote on avoin, nimeä pari käytännön rajoitusta. Sen pitää ehkä mahtua kassiin, sisältää kasvatusvaihe tai sopia hyväksyttyyn logototeutukseen. Vertaa kasvatussettiä, siemenpaperia ja omaa tuotevalintaa tehtävän mukaan. Tärkeät ehdot eivät kuulu vasta viimeiseen suunnittelukierrokseen.
Määrittele tärkein ehto. Kiinteä saapumispäivä tulee briifin alkuun, samoin pakollinen tuote tai merkintätapa. Vaihtoehtoja voidaan arvioida, jos kaikkea ei voi yhdistää. Tarjous vahvistaa ratkaisun juuri sinun tilanteeseesi, ei vain yleistä tuote-esimerkkiä.
Jaa määrät tuotteittain ja grafiikkaversioittain
Kirjaa vastaanottajien määrä, tilausmäärä ja suunniteltu varakappalemäärä. Laske tarve jokaiselle tapahtumalle ja tarkista summa. Vastaanottajan ja tuotteen määrät eroavat setissä. Tarvitaan sekä kokonaisten settien luku että jokaisen sisällä olevan esineen määrä.
| Briifin rivi | Tarkennettava tieto |
|---|---|
| Tuote tai setti | Malli tai tarkka osaluettelo |
| Määrä | Kappaleet tai kokonaiset setit |
| Versiot | Logot, tekstit, värit tai pakkaukset |
| Toimipaikat | Minne ja kuinka paljon tarvitaan |
| Aikataulu | Saapuminen ja grafiikan hyväksyjä |
Eri kielet, logot ja pakkaukset ilmoitetaan erikseen. Suuri kokonaismäärä ei automaattisesti yhdistä kaikkien versioiden tuotantoehtoja. Vähimmäismäärä, hinta ja toteutus riippuvat tuotteesta ja merkinnästä. Vahvista jako tarjouksessa ennen lopullisten tiedostojen valmistumista.
Lähetä logo ja pakkausteksti selkeällä tehtävällä
Anna paras alkuperäinen logo. Erota idean kuva tuotantotiedostosta. Valitun mallin pohja ja painoala vahvistetaan silti. Valokuvan mitat tai toisen tuotteen vedos eivät riitä pohjaksi. Suunnittelija saa saman briifin ja sovitut lähtötiedot.
Nimeä merkintä jokaiselle osalle: tuote, kortti, kääre ja laatikko. Painatus, kaiverrus ja etiketti eivät ole vaihdettavia kaikissa malleissa. Kerro pakolliset brändivärit ja lisää sallittu yksivärinen logo tarvittaessa. Pyydä pinnalle sopiva menetelmä, älä vain sama logo kaikkialle.
Tarkista pakkaustekstin kirjoitusasu, verkko-osoite ja kielet. Nimeä yrityksen hyväksyjä. Myöhäinen tekstimuutos voi vaikuttaa asetteluun ja versioiden määrään. Tiedostonimi kertoo osan, kielen ja version. Hyväksytty vedos erotetaan vanhasta ideasta, jotta molemmat osapuolet katsovat samaa ratkaisua.
Erota tuotanto ja tarvittava toimitus
Ilmoita, milloin valmis tilaus pitää olla sinulla, sekä toimitusmaa tai vastaanottopaikka. Tapahtumapäivä ei kerro, tarvitsetko tuotteet aiemmin kokoamista varten. Useille paikoille määrittele jako ja toimitustoive erikseen. Pelkkä paikkalista ei tilaa useita lähetyksiä.
Aikatauluun kuuluvat valinta, tiedostojen tarkistus, vedoksen hyväksyntä, tuotanto ja kuljetus. Varaa aikaa omille päätöksille ja nimeä hyväksyjä. Lähetetty tiedosto ei vielä ole toteutuskelpoinen tai tuotantoon hyväksytty. Tarkka aika vahvistetaan tilaukselle, ei yleisestä viikkojen ennakkosuosituksesta.
Lähellä olevan päivän kohdalla kerro joustavat asiat: tuote, pakkaus tai merkinnän laajuus. Pyydä konkreettinen vaihtoehto arvioitavaksi ja vahvista kokonaisuus sen jälkeen. Aiempi joululahjan tilausaikaopas kuvaa yleistä järjestystä, mutta oma saapumispäivä tarvitsee tilauskohtaisen vahvistuksen.
Tarkista koko tarjous ennen hyväksyntää
Vertaa tarjousta briifiin: mallit, määrät ja versiot. Sisältyvätkö merkintä, pakkaus, kokoaminen ja kuljetus? Mitkä valmistelut tai verot näkyvät erikseen? Laita vaihtoehtojen osaluettelot rinnakkain. Kokonaissumma ei yksin vahvista samanlaista sisältöä.
Selvitä avoimet kohdat ennen viimeistä hyväksyntää. Tuotteen vaihto voi muuttaa kuvaa, pakkaustekstiä ja merkintää. Uusintatilauksessa anna vanha viite ja erota säilyvät osat muutoksista. Saman tuotteen uusi tilaus tarvitsee edelleen määrän, sisällön, grafiikan ja aikataulun vahvistuksen.
Tutustu lahjasetteihin ja yrityslahjasetin valintaoppaaseen. Personoinnin opas auttaa merkintätavan valinnassa. Lähetä tarjouspyyntö briifin kanssa tai käytä valitun tuotteen lomaketta. Selkeät lähtötiedot auttavat saamaan konkreettisen vastauksen ja vahvistamaan sopivan tilauksen.